Как бързо да вмъкнете блокове на текст в Microsoft Word с AutoText

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 11:00

Всички ние имаме няколко големи парчета текст, които трябва да пишете редовно - като вашия адрес, дълги имена или фрази или дори таблици и изображения, които използвате често. Функцията AutoText в Word ви позволява да съхранявате тези парчета текст и бързо да ги вмъкнете с няколко натискания на клавиши, за да можете да губите време за въвеждане на текст.

Функцията AutoText е част от Office отдавна, но сега е част от Quick Parts, която е добавена към Office 2007. В допълнение към записите AutoText, функцията Quick Parts ви позволява да вмъквате свойства на документ (като заглавие и автор ) и полета (например дати и номера на страници). Вписванията с бързи части и Автоматичен текст също са известни като "Building Blocks" (Блокове) и Word се предлага с много предварително дефинирани градивни елементи. Можете също така да добавите толкова персонализирани графични елементи, колкото искате.

ЗАБЕЛЕЖКА: Преди това сме написали как да препращате текст от други документи в Word, така че да можете да вмъквате повторно използвано съдържание в други документи, които автоматично ще се актуализират. Трикът, обсъждан в тази статия, е подобен на използването на запис в AutoText. Въпреки това, след като съдържанието се вмъкне, като се използва запис в AutoText, това съдържание НЕ СЕ автоматично се актуализира, когато промените вписването на Автоматичен текст.

Има и друг софтуер, подобен на безплатния PhraseExpress за Windows, който изпълнява подобна задача за цялата система. Това е страхотно, защото работи във всяко приложение, а не само в Word, но AutoText има няколко свои предимства - а именно, че има повече опции за форматиране (особено Word-специфични) от PhraseExpress и е достъпна където и да е Word. Така че, ако нямате право да инсталирате програми на трети страни на вашия работен компютър, например, можете да използвате AutoText.

Можете да запазвате записи в AutoText само в шаблоните, а не в самите документи. По подразбиране новите записи в AutoText се съхраняват в шаблона Normal.dotm. Това ограничава наличието на записите ви от автоматичен текст само до вашето устройство, освен ако не споделите вашия шаблон Normal.dotm с други машини. Можете да добавяте записи от автоматичния текст към персонализирани шаблони, но има ограничения с това, което ще разгледаме по-късно в тази статия.

Как да създадете нов запис за автоматичен текст

За да започнете, създайте нов документ в Word и въведете съдържанието (текст, изображения, таблици и т.н.), които искате да добавите като запис на автоматичен текст. След това маркирайте съдържанието и кликнете върху раздела "Вмъкване".

Ако искате текстът за въвеждане на текстов файл да се съхранява с форматирането на параграфа за всички параметри в записа, включително последния абзац, уверете се, че маркерът на абзаца в края на последния абзац е включен в избора ви. Маркировката за параграф съхранява форматирането на параграфа. Когато не маркирате абзаца в края на абзаца, този параграф поема стила на абзаца на околния текст, когато го поставите. Ако не виждате отметката в края на всеки параграф, можете да изберете да ги покажете в опциите. Всеки форматиран знак, който сте приложили към съдържанието на AutoText, автоматично се съхранява в записа AutoText.

В секцията "Текст" кликнете върху бутона "Изследване на бързите части" и преместете курсора на мишката над "Автоматичен текст" от падащото меню. След това изберете "Save Selection to AutoText Gallery" от подменюто.

ЗАБЕЛЕЖКА: Може да забележите опцията "Save Selection to Quick Gallery", която е достъпна директно в меню "Quick Parts". Тази опция добавя избрания текст като запис "Бързи части", а не запис "Автоматичен текст". Записите "Бързи части" и "Автоматичен текст" са едновременно градивни елементи. Можете да добавите записа по този начин, но ще обсъдим това като запис за автоматичен текст.

Появява се диалоговият прозорец "Създаване на нов строителен блок". Въведете име за вписването "Автоматичен текст" в полето за редактиране "Име".

Препоръчваме да направите имената на записите ви в AutoText различни, така че трябва само да въведете няколко знака от името, за да вмъкнете всеки запис в документ. Ако няколко записи за автоматичен текст имат имена, които са много сходни, ще трябва да напишете достатъчно име, така че Word знае кой запис искате да вмъкнете.

Можете също така да промените категорията за този запис. Падащият списък "Категория" предоставя опция "Създаване на нова категория", която ви позволява да добавите този запис за автоматичен текст към персонализирана категория. Можете също така да промените "Галерия", в която е създаден записът.

Падащият списък "Опции" ви позволява да укажете как се вмъква в документа. Ако въвеждате малко количество текст, като например име на фирма, изберете "Вмъкване на съдържание само", което вмъква съдържанието на вписването в индекса на курсора. Също така можете да вмъкнете съдържанието като свой собствен параграф или на собствената му страница (идеално за създаване на стандартни страници).

Приемете настройката по подразбиране за падащия списък "Запазване в". Това ще запази записа в полето AutoText в нормалния си шаблон.

След като настроите новия запис за автоматичен текст, кликнете върху "OK".

Когато затворите последния документ на Word, който сте отворили, може да се появи следният диалогов прозорец с въпрос дали искате да запазите направените промени в шаблона Normal.dotm, ако сте включили опцията да бъдете подканени да запазите шаблона Normal. За да запазите записа си AutoText в шаблона "Normal.dotm", кликнете върху "Запазване".

Как да вмъкнете запис на автотекст в документ

След като създадохме нов запис в AutoText, нека го вмъкнем в документ. Създайте нов документ в Word или отворете съществуващ. Кликнете върху раздела "Вмъкване" отново и преместете курсора на мишката върху "Автоматичен текст" от падащото меню. Ще забележите, че въведеният от Вас Автоматичен текст е налице директно в подменюто "Автоматичен текст". Изберете го, за да вмъкнете съдържанието в този запис.

Можете също така да вмъкнете елемент AutoText просто като започнете да въвеждате името на записа AutoText. Показва се малка изскачаща прозореца с името на съответния запис в AutoText и инструкции, които ви казват да натиснете "Enter" за вмъкване. Натиснете "Enter", за да вмъкнете целия запис AutoText в документа. Можете също така да натиснете "F3".

Съдържанието на записа AutoText се вмъква, заедно с първоначалните прекъсвания на реда и форматирането.

За да станете по-бързи и по-лесни за вмъкване на записи в AutoText, можете да добавите бутона "AutoText" в лентата с инструменти за бърз достъп.

Как да включите "Показване на предложения за автоматично попълване"

Ако не виждате предложението за автоматично попълване, когато въвеждате името на вписването в AutoText, може да се наложи да включите опцията "Показване на предложения за автоматично попълване".

За да включите "Показване на предложения за автоматично попълване", отворете съществуващ документ на Word или създайте нов и кликнете върху раздела "Файл".

На екрана зад кулисите кликнете върху "Опции" в списъка с опции вляво.

Кликнете върху "Разширени" в списъка с елементи в лявата част на диалоговия прозорец "Опции на Word".

В секцията "Опции за редактиране" кликнете върху квадратчето "Показване на предложения за автоматично попълване", така че в полето има отметка.

Вече ще можете да натиснете "Enter", след като въведете част от името на запис на автотекст, за да го поставите.

Как да редактирате съдържанието на съществуващ запис на автоматичен текст

Кажете, че сте се преместили в нов дом и трябва да промените адреса си в записа си в AutoText. Това е лесно. Просто въведете вписването, което желаете, в нов документ на Word, изберете го и след това отворете подменюто "AutoText", както вече споменахме. Изберете опцията "Save Selection to AutoText Gallery" в подменюто под всички съществуващи записи на Автоматичен текст.

Въведете същото име като съществуващия запис AutoText в полето за редактиране "Име" и кликнете върху "OK".

Появява се диалогов прозорец за потвърждение. Кликнете върху "Да", за да замените предишния запис на Автоматичен текст с новия.

Сега можете да вмъкнете актуализирания запис AutoText във всеки нов или съществуващ документ на Word, както преди.

ЗАБЕЛЕЖКА: Не забравяйте, че промяната на запис в AutoText НЕ променя съдържанието на този запис във всички съществуващи документи, където вече сте го вмъкнали. Ревизираното съдържание на записа AutoText се използва само при вмъкване на влизането по всяко време след смяната му.

Как да редактирате свойствата на съществуващ запис на автоматичен текст

В допълнение към редактирането на съдържанието на записа в AutoText можете също така да промените свойствата на елемента, като например шаблона, в който е съхранен, категорията и т.н.

За да направите това, създайте нов документ на Word или отворете съществуващ. Кликнете върху раздела "Вмъкване" и след това върху бутона "Изследване на бързите части" в секцията "Текст". Изберете "Building Blocks Organizer" от падащото меню.

Появява се диалоговият прозорец "Организиращи блокове за сгради". Показва се списък с всички "Building blocks", показващи "Името" на всеки и "Галерия", "Категория" и "Шаблон". Те са изброени по азбучен ред според "Галерия". Нашият нов запис "Адрес" е посочен в горната част, защото е в галерията "Автоматичен текст". Кликнете върху записа, за да го изберете. Преглед на влизането се показва от дясната страна на диалоговия прозорец.

След като изберете вписването "Адрес", кликнете върху "Редактиране на свойствата" под списъка "Строителни блокове".

Същият диалогов прозорец се показва, както когато сте създали записа за автоматичен текст; но сега се нарича "Modify Building Block". Ще променим опцията на "Вмъкване на съдържание в неговия собствен параграф, така че адресът винаги се поставя, като се започва от отделен ред, дори и курсора да е в края на друг ред. Кликнете върху "OK", след като направите промяната.

Появява се отново диалогов прозорец за потвърждение, потвърждавайки, че искате да заместите влизането в автоматичния текст с ревизирания. Кликнете върху "Да".

Как да изтриете запис на автотекст

Ако откриете, че вече не се нуждаете от въвеждане на автоматичен текст, можете да го изтриете от колекцията от градивни елементи. За да изтриете запис на автоматичен текст, отворете диалоговия прозорец "Организатори на сградни блокове", както е описано в последния раздел. Изберете записа "Автоматичен текст", който искате да изтриете, и кликнете върху "Изтриване" под списъка с "Строителни блокове".

Показва се диалогов прозорец за потвърждение, в който се питате дали сте сигурни, че искате да изтриете избрания градивен елемент, в този случай запис на автотекст. Кликнете върху "Да", за да изтриете записа. Ще се върнете в диалоговия прозорец "Организатори на сградните блокове".Кликнете върху "Затваряне", за да го затворите и да се върнете към документа.

AutoText изглежда има едно учудване, когато използвате персонализиран шаблон. Тествахме добавянето на записи в AutoText към персонализиран шаблон, но когато създадохме нов документ въз основа на този шаблон, вписването в AutoText не беше налице. Въпреки това, когато създадохме нов документ въз основа на шаблона Normal и след това прикрепихме персонализирания шаблон към този документ, записът "Автоматичен текст" беше налице. Така че, ако искате да запазите записите на текстовия текст в собствения си персонализиран шаблон, не забравяйте да прикачите шаблона към вашите документи, след като ги създадете, или пък вашите записи за автоматичен текст няма да са налични. Ако откриете друго, моля, уведомете ни в коментарите.

По-старите версии на Word (от 2003 г. и по-ранни) ви позволяват да копирате записи от текстовия текст от един шаблон до друг. Въпреки това, от Word 2007, тази функционалност е премахната.