Намирането на най-доброто време за срещата с колегите в офиса често не е лесна работа. Първо трябва да ги попитате за удобното им време и след това да ги съчетаете с графика си, за да стигнете до най-подходящото време за всички. Работата да решавате кога да се срещнете е сравнително проста, ако са по-малко хора като присъстващи, но какво ще кажете, ако срещата изисква повече хора. Работата просто става много трудна, като някои не са на разположение или хората отпадат поради различни причини. Целият процес ви кара да инвестирате много от продуктивното си време, нали?
FindTime е приложение, което може да ви помогне да планирате срещи по-бързо. Добавка за Microsoft Outlook, FindTime ви помага лесно да вземете време за срещи със систематичен подход и това също без много от вашето участие. Приложението Ви автоматично ви предлага кои дни и часове работят най-добре за хората, които трябва да присъстват на срещата. Следователно ви помага да стигнете до консенсусното време доста лесно. Прочетете по-долу, за да разберете как да планирате по-бързо срещите.
FindTime за Outlook
FindTime намалява времето за организиране. Като организатор предлагате избраните от Вас часове на всички участници и позволявате на всички да гласуват. След като се постигне консенсус чрез гласуване, FindTime изпраща поканата за срещи от ваше име и по този начин елиминира времето, което обикновено трябва да инвестирате в координирането с хората и пристигането в най-доброто време за всички.
За да започнете да използвате FindTime
Етап 1
Първата стъпка е да инсталирате FindTime и за да направите това, задължително се изисква да влезете в Office 365 сметки. След като сте влезли в профила си, можете да инсталирате FindTime от магазина на Office. След като инсталирате, рестартирайте Outlook и можете да видите иконата на FindTime, намираща се в горния десен ъгъл на екрана на Outlook. Обърнете внимание на разликата в външния вид на Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook в мрежата, показани по-долу.
На Outlook 2013
На Outlook 2016
В Outlook в мрежата
Стъпка 2
След като сте настроили приложението, сега можете да напишете нов имейл или да отговорите на съществуващ имейл за насрочване на среща.
Например, ако искате да настроите среща с изброените хора, като отговорите на съществуващ имейл. Кликнете върху "Отговор с анкетата за срещи".
Стъпка 3
След покана, кликнете върху "изпрати" в прозореца на входящата ви поща, за да позволите на хората да започнат да гласуват за избраните от вас часови слотове. Всеки, който е поканен, може да види онлайн анкетата за това, кой гласува за това време. Можете дори да знаете, че другите знаят за любимия ви слот.
Забележка: От страна на получателите те просто се нуждаят от имейл адрес, за да получат вашите покани и достъп до интернет, за да гласуват на уебсайта на FindTime. Също така, те могат да гласуват от всяко устройство, от което желаят. Не е необходимо получателите да имат инсталиран FindTime на техния персонален компютър или телефонен апарат, или за този проблем да имат профил в Office 365.
Кликнете тук за да започнете да използвате FindTime и да ни уведомите, ако харесвате това ново приложение от Microsoft.
Източник на изображението: Microsoft.
Подобни публикации:
- Как да отмените среща в Outlook
- История и развитие на софтуера на Microsoft Office
- Отстраняване на проблеми с Microsoft Outlook като замразяване, корумпирани PST, Профил, Добавяне и др
- Как да използвате Boomerang за Outlook
- Как да изпратите покана за среща в Outlook
