Outlook ви позволява да създавате и персонализирате изгледите на папки по много начини, като добавяне и премахване на колони или групиране и сортиране на съобщения. Можете също така да приложите правила, за да накарате Outlook съобщенията да се показват по различни начини въз основа на техните свойства (като например подателя, тематичната линия или таймаут). Това се казва условно форматиране, Нека да разгледаме как работи.
Актуализация: Един от нашите читатели ни съобщи, че условното форматиране е достъпно само за Windows версията на Outlook ине версия на MacOS. Благодаря, Кристи!
Приготвяме се да започнем
За да започнете да създавате условно форматиране, отидете на View> View Settings.
Как функционират правилата
"Правилата" са условията, на които съобщението трябва да отговаря за Outlook, за да приложи форматирането. В правилата по подразбиране например правилото "Непрочетени съобщения" се активира, когато едно съобщение е означено като непрочетено. Когато това правило е активирано, Outlook използва по-дръзки, сини, 11-точков шрифт на Segoe UI, за да го покаже.
Outlook използва правила от началото на списъка. Правилата, посочени по-горе в списъка, имат предимство пред правилата, които са по-ниски. Как действа това на практика? Да приемем, че имате две правила, една в горната част на списъка, която променя шрифта в зелено и един по-надолу в списъка, който променя шрифта в червено. Ако дадено съобщение отговаря на условията и на двете правила, шрифтът ще бъде променен на зелено, защото това правило е по-високо в списъка - правилото, което задава червения шрифт, се игнорира.
С правилата по подразбиране можете да промените шрифта само. Не можете да изтриете правилата по подразбиране или да преместите поръчката наоколо или да промените условията за правилото. Можете обаче да изключите правилата по подразбиране, като ги премахнете от отметката в списъка "Правила за този изглед".
Как да добавите ново правило
В прозореца "Условно форматиране" кликнете върху бутона "Добавяне". Ще бъде добавено ново правило, наречено "Untitled". Дайте името си на правилото си и кликнете върху бутона "Състояние".
За да направите това, първо кликнете върху бутона "От", който отваря адресната книга и изберете контакт.
Това е само един прост пример - можете да добавите много условия, дори и много сложни. Назад в този прозорец Филтър можете да превключите към раздела "Още опции", за да видите куп допълнителни условия, които можете да изберете.
- На нея е определена определена категория
- Прочетено е или непрочетено
- Има прикачени файлове или няма прикачени файлове
- Той е означен като висок, нормален или с нисък приоритет
- Той е бил маркиран от вас, от някой друг от никого, или е маркиран като пълен
- Текстът, който търсите, трябва да съответства на случая
- Това е определен размер, по-голям или по-малък от определен размер или между два размера
Преминете към раздел "Разширени" и можете да създавате сложни условия.
- По всяко време
- Вчера
- днес
- утре
- През последните 7 дни
- През следващите 7 дни
- Миналата седмица
- Тази седмица
- Следващата седмица
- Миналия месец
- Този месец
- Следващият месец
- за
- На или след
- На или преди
- между
- Съществува
- Не съществува
И другите полета, които можете да изберете, предлагат подобни количества опции.
Изберете състоянието си, добавете стойност и кликнете върху бутона "Добавяне към списъка".
Можете да настроите няколко правила в едно правило, за да получите нещата толкова специфични, колкото искате. Искате да разполагате с Outlook дисплейни съобщения в червен шрифт 16pt, ако те са от определен контакт, получен през последните седем дни, съдържат определена дума в темата, и да включите прикачен файл? Не е проблем.
Как да изтриете правило
Ако сте създали правило и вече не го искате, лесно можете да го изтриете. В прозореца "Условно форматиране" изберете правилото, което искате да изтриете, и кликнете върху бутона "Изтриване". Само не забравяйте, че можете да изтриете само правилата, които сте създали, а не вградените стандартни правила на Outlook.
