В днешната статия ще научите как да използвате Word 2010 Merge Wizard на Word, да пишете персонализирани имейли и да настроите различни прикачени файлове за всеки получател на имейли.
Изображение от M! R
Създаване на списък за разпространение
Mail Merge на Word ни спестява от досадната задача да въвежда ръчно имейл адреса на всеки получател, като ни позволява да импортираме имейл адреси от контакти на Outlook, Excel или Access източници на данни или файлове с данни на Word.
Контактът на Outlook е най-добрият вариант сред трите, а ако не сте го използвали, сега ще бъде подходящо време да актуализирате адресната книга на Outlook и ние ще ви покажем как да го направите. Можете да пропуснете следващия раздел и да започнете да пишете своето поща, ако вече знаете как да конфигурирате Outlook контакта, в противен случай следващите две секции ще ви дадат някои основни положения как да конфигурирате вашия контакт в Outlook, като импортирате вашия списък с контакти.
Настройте профила си за поща
Настройването на контакта в Outlook започва с създаването на профил за електронна поща, който съхранява имейл адреса, паролата, информацията за сървъра и връзките към други данни, като имейл съобщения и адреси.
Всеки доставчик на електронна поща има различна POP конфигурация, не забравяйте да прочетете ръководството за потребителя, за да научите настройките им за POP.
Нареждане на папката ви за контакти
Можете да въведете своя списък за разпространение ръчно в Outlook или да импортирате други уеб базирани адресни книги - като адресна книга GMail, Yahoo или Hotmail. Повечето уеб базирани доставчици на електронна поща ни позволяват да експортираме своята адресна книга в източник на данни, съвместим с Outlook. Например Gmail ни дава възможност да експортираме контактите си в CSV файл, съвместим с Outlook.
Съветник за обединяване на поща
Започнете с празен документ и отворете лентата "Кореспонденции", за да започнете обединяването на пощата.
Избиране на получатели на съобщения
Помощникът ще ни поиска да изберем типа на документа за обединяване на пощата, имейл съобщенията е подходящият тип документ за днешното упражнение за сливане на поща.
Съставяне на имейл съобщението
Започнете да пишете вашето имейл съобщение и да вмъкнете полета за сливане, където искате да поставите персонализирани съобщения - като заглавие или фамилия на съответното място на вашия документ.
Прегледайте имейл съобщението си, за да видите как Word обработва полетата за сливане, като кликнете върху връзката "Напред: Прегледайте вашите електронни съобщения".
Персонализиране на линията ви
Помощникът прекъсва процеса на обединяване на пощата в следните стъпки: избор на правилния тип и шаблон на документа, създаване на списък за разпространение, оценка на визуализацията за обединяване на пощата и изпращане на имейли до всички получатели.
В този момент може да забележите две общи дейности за писане на имейли, които съветникът не поддържа, да пише персонализирани линии за теми и да създава различни прикачени файлове. Трябва да използваме макроси, за да ги направим в пощата, за предпочитане преди да завършим съветника.
С отворено писмо натиснете "Alt + F11" и кликнете два пъти върху "ThisDocument" в работния ви прозорец на Word, за да отворите редактора на Macro.
Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open()
Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1
End Sub
Private Sub Document_Close()
Set wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer
With ActiveDocument.MailMerge
If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT =.MailSubject FIRST_RECORD = False Else.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If
i =.DataSource.DataFields.Count
Do While i > 0.MailSubject = Replace(.MailSubject, '<' &.DataSource.DataFields(i).Name & '>',.DataSource.DataFields(i).Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop
End With
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Върнете се към документа си и кликнете върху връзката "Следваща: завършете сливането", за да изпратите имейла си.
Кликнете върху връзката "Електронна поща …", за да изпратите съобщението си.
Прикачване на различни елементи към вашата електронна поща
До този момент научихме как да използваме съветника за сливане на пощата и как да персонализираме полетата на темите - и за да завършим днешния урок, ще ви покажем добавка от трета страна, която ни позволява да прикачваме друг файл за всеки имейл,
Изтеглете добавката, разархивирайте я и ще откриете, че добавката идва като шаблон за Word документи. Използвайте "CreateEMailData Word 2007 Ver02", ако използвате Word 2007 или 2010 и "CreateEMailData Word 2003 Ver02", ако използвате Word 2003.
Трябва да се появи нов прозорец на думата и да кликнете върху бутона Добавяне в "Обединяване в имейл". Просто кликнете върху бутона "OK" в жълтия диалогов прозорец, тъй като вече сме подготвили файла с данни.
Надяваме се, че сте научили как да използвате сливането на пощата на Word от днешната статия. Чувствайте се свободни да обсъждате други съвети за обединяване на пощата с другите колеги читатели в секцията за коментари.
