По-рано сме обработили начини за електронно подписване на документи без да ги отпечатваме и сканираме. С този процес можете да подпишете цифрово документ и да го изпратите по факс на фирма - всичко на компютъра ви и без да е необходимо да се печата.
Как факс машините работят (и защо са толкова неудобни)
Това не е толкова лесно, колкото трябва да бъде. Факс машините са свързани с обикновените стари телефонни линии. Когато използвате стандартно факс устройство, този факс апарат поставя телефонен разговор до избрания от вас номер. Факс машината на номера на дестинацията отговаря и документът се предава по телефонен разговор.
Този процес е измислен преди интернет и изглежда смешен архаичен в този момент. За да извършите факс, човек може да напечата документ, да го отпечата и да го сканира във факс машината, която го изпраща по телефонната линия. Лицето, което получава факса, може да сканира документа и да го върне обратно в цифров файл. Те са дошли пълен кръг - документът е бил изпратен от един компютър на друг компютър с много допълнителна работа и загубено качество на изображението.
В идеалния случай бихте могли да изпратите документ по имейл или по-сигурен онлайн метод. Много фирми считат, че факсът е сигурен начин за предаване на документи, но наистина не е - ако някой се намръщи по телефонната линия, лесно може да прехванат всички факс документи.
Няма начин да се свържете с факс машина директно през интернет, тъй като факс устройството е свързано само с телефонни линии. За да извършите онлайн факс, ще ни трябва някакъв шлюз, който приема документи чрез Интернет и предава документа на факс апарат. Това е мястото, където постъпват долупосочените услуги. Дайте им документ и те ще направят досадната работа за набиране на факс апарат и изпращане на документа Ви по телефонната линия.
Можете да факс само с вашия компютър, но …
Бихте могли да пропуснете долупосочените услуги, разбира се. Microsoft Windows дори съдържа приложение за факс и сканиране, което ви позволява да изпращате факсове. Уловът е, че се нуждаете от компютъра, свързан към телефонната линия - да, това означава, че се нуждаете от модем за факс. Ще се нуждаете и от стационарна телефонна връзка и ще трябва да кажете на хората да стоят на разстояние от телефона, когато изпращате факсове, както в старите телефонни дни в Интернет. Разбира се, ако сте изпращали много факсове, бихте могли да платите за специална телефонна линия за факс - това може би е необходимо, ако получавате много факсове.
Това очевидно не е идеално. Разбира се, ако трябва да изпратите няколко факса, продължете да купувате факс апарат или модем и го закачете до стационарната си линия. Но вероятно не е нужно да изпращате и получавате факсове толкова често - надявам се, че просто трябва да изпратите факсове всеки път, когато се натъкнете на организация, която е останала в миналото.
Сканирайте документа или използвайте съществуващ цифров файл
Основният процес е прост. Първо, ще трябва да сканирате документа, който искате да изпратите по факс, сякаш ще изпратите този документ по имейл. ако нямате скенер, може да опитате да го сканирате със смартфона си. Ако документът вече е файл на вашия компютър, поздравления - не е нужно да сканирате нищо.
С документа в цифрова форма можете да го изпратите до услуга, която ще направи за вас досадния факс.
Изпращане на факсове онлайн, безплатно
Има толкова много онлайн факс услуги, че е трудно да се вземе информирано решение кой да избере. Първото нещо, което трябва да имате предвид, е какъв потребител сте, колко често ще изпращате факсове и какви функции имате нужда.
Потребител на енергия: RingCentral Fax
Ако искате да изпращате чувствителни факсове през цялото време или работите за компания и се опитвате да изберете услуга, RingCentral Fax, който е частично собственост на Cisco и AT & T, е може би най-добрият избор за вашите нужди, особено, тъй като те имат много чудесни функции за защита и поддръжка за множество потребители с отделни факс линии.
Той разполага с всички функции, които можете да си представите, включително интегриране с Outlook, Google Диск, Dropbox, Box и дори можете да получите безплатен номер. Освен това има много функции за защита, които биха били полезни за фирми или хора, които предават сигурна информация.
Разбира се, ако просто искате да изпратите няколко факсове, можете да се регистрирате за един от техните евтини планове, които започват под $ 13 на месец … и след това просто да отмените след месец или две.
Случайни потребители
Ако се налага да изпращате случайния факс, препоръчваме MyFax, който ви позволява да изпратите до 10 безплатни страници, без да плащате. Това не звучи много, но това е повече страници на месец, отколкото повечето хора трябва да изпращат по факс на година. Ако имате нужда да изпращате повече страници всеки месец, можете да надстроите до обикновен план.
Получаване на факсове
Ако се налага да получавате факсове, ще трябва да се регистрирате за платена услуга. Услугата ще трябва да установи специален телефонен номер за вашата факс линия и това ще струва пари. RingCentral, MyFax и много други услуги ще направят това, ако платите.
За щастие, би трябвало поне да можете да получите безплатен пробен период - RingCentral предлага 30 дни безплатно получаване на факс, например.
Има много факс услуги, които можете да използвате, а ако просто трябва да изпратите факс, можете да го направите безплатно, но ако искате да получите факс, в крайна сметка ще трябва да се регистрирате за пробен акаунт, Винаги можете да отмените, ако искате.
