Управление на входящата поща и етикети

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 11:00

В днешния урок ще ви помогнем да разберете как по-добре да категоризирате входящата си поща и да организирате съобщенията си с етикети и някои предварително дефинирани, но конфигурируеми раздели.

УЧИЛИЩНА НАВИГАЦИЯ

Запознаване с Gmail
Мобилното приложение, композиране на поща и разговори
Управление на входящата поща и етикети
Филтри за пощата и системата Star
Приложения, подписи и сигурност
Покани и отзиви за почивка
Използвайте Gmail като списък със задачи
Множество акаунти, клавишни комбинации и отдалечено записване
Използвайте профила си в Gmail за достъп до други профили
Power Tips и Gmail Labs

След като профилът ви в Gmail достигне известно количество пара и вие ще започнете да получавате куп съобщения, ще искате да научите да укротите торента в по-управляеми потоци. Филтрите в Gmail ви позволяват да управлявате входящите си имейл съобщения, като помагате да запазите по-важния си имейл извън пътя си и да го филтрирате в етикет. Преди да започнете да научавате за филтрите в урок 4, ще трябва да научите как да създавате и етикетирате еквивалента на папки в Gmail и за това ще говорим днес.

Първо, обаче, ще говорим за интерфейса на автоматизираните раздели на Gmail, Priority Inbox и всички настройки, които съдържат.

Автоматично категоризирайте входящата си поща, като използвате конфигуриращи се раздели

Gmail вече предлага автоматични категории за входящата ви поща. Тази функция нарушава входящата ви поща в "Основни", "Социални", "Промоции", "Актуализации" и "Форуми". Ако участвате в много онлайн услуги, тази функция може да бъде удобна.

По принцип съобщенията, получени за определени типове сайтове или за конкретно съдържание, могат да бъдат събрани в различни части на входящата ви поща. Това може да доведе до по-малко затрупана пощенска кутия.

Изберете кои раздели се виждат във входящата ви поща

Тези раздели са конфигурируеми и ви позволяват да избирате кои раздели искате да са налични във вашата пощенска кутия. За да промените кои раздели са видими, кликнете върху иконата плюс отдясно на разделите.

Показва се диалоговият прозорец "Избор на раздели за активиране". Поставете отметки в квадратчетата за вашите раздели в пощенската кутия.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако скриете раздел, вместо това се показват в раздела "Основни" съобщения от тази категория. Освен това текстът в разделите не може да бъде променен и не можете да добавяте персонализирани раздели. Вместо това използвайте персонализирани етикети (обсъдени в следващия раздел), за да категоризирате допълнително съобщенията си.

Можете също да изберете кои раздели да се показват във входящата ви поща в раздела "Вх. Поща" в екрана "Настройки" в секцията "Категории".

Организирайте съобщенията си чрез Стилове и настройки на входящата кутия

Стилът на входящата поща ви позволява да организирате входящата си поща в Gmail по най-добрия начин. Можете да организирате входящата си поща, като използвате конфигуриращите се раздели, както е споменато по-рано в този урок, или в секции като "Непрочетени", "За звезда" и "Важно".

Променете типа на входящата ви поща

За да преминете към друг стил на входящата поща, отворете екрана "Настройки" и кликнете върху раздела "Вх. Поща".

В секцията "Тип вх. Поща" изберете от падащия списък типа входяща кутия, която искате да използвате.

Всеки тип пощенска кутия има свои собствени настройки. След като изберете "Тип вх. Поща", настройките за този тип се показват под селекцията "Тип входяща кутия". Направете промените си в настройките и кликнете върху "Запазване на промените".

Можете също така бързо да промените някои от настройките за стил на входящата поща във входящата си поща, като кликнете върху стрелката за надолу, разположена най-вдясно от заглавието на всяка секция.

Помощта в Gmail предоставя описания на типовете входящи. Чувствайте се свободни да експериментирате с различните стилове на входящата поща, за да видите кое е най-доброто за вас. Винаги можете да превключите на по подразбиране, ако промените решението си.

Можете също бързо да промените стила на входящата си поща, като преместите курсора на мишката над етикета "Входящи" и кликнете върху стрелката надолу, която се показва. Изберете желания стил на входящата пощенска кутия от падащото меню "Входяща кутия". Забележете, че придвижването на мишката върху всеки стил осигурява кратко описание на всеки тип.

Организирайте и категоризирайте съобщенията си с помощта на етикети

Накратко ви запознахме с етикетите в урок 1 от тази серия. Етикетите ви позволяват да организирате имейл съобщенията си в категории. Те са подобни на папки, обаче, за разлика от папките, можете да приложите повече от един етикет към едно съобщение.

ЗАБЕЛЕЖКА: Gmail поддържа максимум 5 000 етикета, включително под-етикетите. Ако превишите тази граница, може да установите, че вашето Gmail е по-бавно и може да възникнат грешки. Премахнете етикетите, които вече не използвате. Изтриването на етикети не изтрива съобщенията.

Създайте нов етикет

Можете да създадете собствени персонализирани етикети, за да поддържате входящата си поща организирана и дори да премествате съобщенията от входящата поща в етикетите си (действащи като папки). Ще ви покажем как да създадете етикет, вложен под друг етикет, като подпапка в папка.

За да създадете нов персонализиран етикет, който ще бъде основната папка, кликнете върху "Още" в списъка с етикети в лявата част на основния екран на Gmail.

Когато списъкът се разшири, кликнете върху връзката "Създаване на нов етикет".

Въведете име за етикета в полето "Моля, въведете ново име на етикета" в диалоговия прозорец "Нов етикет".Кликнете върху "Създаване", за да завършите създаването на новия етикет.

ЗАБЕЛЕЖКА: Тъй като това е основният етикет, който ще съдържа под-етикета, няма да вградим този етикет.

За да създадете под-етикет под етикета родител, който току-що създадохте, кликнете върху "Създаване на нов етикет" отново.

В диалоговия прозорец "Нов етикет" въведете името на под-етикета, който искате да създадете, в полето за редактиране "Моля въведете ново име". Поставете отметка в квадратчето "Nest label under", изберете родителския етикет, който току-що създадохте, от падащия списък и кликнете върху "Create".

Можете също така да създадете вложен етикет, като въведете етикета родител, последван от наклонена черта (/) и след това въведете името на вложеното име - всичко в полето за редактиране "… ново име на етикета". Например, бихме могли да въведете "Лични / Приятели" в полето за редактиране и да не изберете квадратчето "Nest label under".

ЗАБЕЛЕЖКА: Етикетът-майка вече трябва да съществува, за да създаде под него вграден етикет. Не можете да създавате и двата етикета едновременно. В нашия пример първо трябва да създадем етикета "Лични", преди да създадем вградения етикет "Приятели".

Вмъкнатият етикет прилича на следния пример.

Новият родителски етикет с вложения му етикет също се добавя към списъка с етикети, наличен в бутона за действие "Етикети", както и списъкът с етикетите, които са на разположение в бутона "Преместване в".

Прилагане на етикети към съобщенията

Има два начина за поставяне на етикети в съобщенията. Можете да поставяте етикети върху съобщенията, докато оставяте съобщенията във входящата си поща. Можете също да премествате съобщения върху етикети, тъй като ги премествате в папки. Ще ви покажем и двата метода.

Приложете етикетите на съобщенията, докато ги напускате във входящата си поща.

Този метод ви позволява лесно да приложите няколко етикета към едно съобщение.

За да приложите етикет към съобщение, като запазвате съобщението във входящата си поща, поставете отметка вляво от съобщението, за да го изберете (или отворете съобщението). След това кликнете върху бутона "Етикети" и изберете един или повече етикети от падащото меню.

Не забравяйте, че можете да приложите повече от един етикет към съобщение. Менюто "Етикети" не изчезва, след като изберете етикетите си, така че можете да изберете няколко етикета наведнъж.

За да приложите избраните етикети към съобщенията, кликнете върху "Прилагане" в долната част на менюто.

Етикетите след това се показват отляво на темата на съобщението.

Ако имате дълъг списък с етикети, можете да започнете да въвеждате име на етикет, след като кликнете върху бутона за действия "Етикети", за да намерите етикета в списъка.

Приложете етикет към съобщение и го извадете от вашата пощенска кутия

За да приложите етикет към съобщение и да преместите съобщението от входящата си поща едновременно, плъзнете съобщението до желания етикет в списъка вляво. Докато премествате мишката върху списъка, той ще се разгъне, за да показва етикетите, които в момента могат да бъдат скрити.

Обърнете внимание, че можете да използвате този метод, за да идентифицирате съобщението като спам, освен да използвате бутона за действие "Подайте сигнал за спам". Просто изтеглете предупредителните съобщения в етикета "Спам".

Преместването на съобщение до етикета "Кошче" изтрива съобщението. Това е същото като избирането на съобщение или отварянето му и кликването върху бутона "Изтриване".

Отворете етикет

Отварянето на етикет е като отваряне на папка. Всички съобщения, свързани с този етикет, са изброени. За да отворите етикет, кликнете върху желания етикет в списъка с етикети отляво на главния екран на Gmail. Ако желаният етикет не е видим, кликнете върху "Още", за да влезете в пълния списък.

Всички съобщения, свързани с този етикет, се показват. Забележете думата за търсене в полето "Търсене". Gmail автоматично попълва полето "Търсене" с подходящия филтър, за да покаже избраните съобщения. Ще разгледаме филтрите по-късно в този урок.

Имайте предвид, че ако приложите етикет към съобщение, без да премествате съобщението в този етикет (и извън входящата поща) и след това отворите етикета, в съобщението се показва етикетът "Входящи", което показва, че съобщението все още се намира във входящата поща,

За да се върнете във входящата си поща, кликнете върху етикета "Входящи" в списъка отляво.

Ако искате да преместите съобщението обратно във входящата си поща, просто отворете папката с етикети, за да получите достъп до съобщението и плъзнете съобщението обратно във входящата поща. Имайте предвид, че в съобщението все още е приложен етикетът.

Премахване на етикет от съобщение

Ако решите, че не искате конкретен етикет, свързан със съобщение, лесно можете да го премахнете.

За да направите това, изберете съобщението с помощта на квадратчето за отметка отляво на съобщението или отворете съобщението. Кликнете върху бутона за действие "Етикети", премахнете от етикета етикета от падащото меню, който искате да премахнете от съобщението, след което кликнете върху "Прилагане".

ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да премахвате няколко етикета от едно съобщение едновременно. Трябва само да изберете всички етикети, които искате да премахнете, в падащото меню "Етикети", преди да кликнете върху "Прилагане".

Промяна на цвета на етикета

Можете да зададете цветове на етикетите си, така че лесно да ги виждате във входящата си поща. По подразбиране всички етикети са оцветени с светло сив фон и тъмно сив текст. Етикетът "Лични / Приятели" в изображението по-долу използва цвета по подразбиране. Другите етикети "HTG School" и "Admin" имат други цветове, които се прилагат към тях.

За да промените цвета на етикет, преместете курсора на мишката над желания етикет.Кликнете върху стрелката надолу отдясно на етикета, за да отворите падащото меню.

Преместете курсора на мишката над опцията "Цвят на етикета" и изберете текстова и цветна комбинация, като кликнете върху нея.

Можете също така да използвате опцията "Премахване на цвят", за да премахнете цвета от етикета и да се върнете към по подразбиране.

Ако не искате нито една от показаните комбинации, можете да изберете персонализирана комбинация, като кликнете върху "Добавяне на персонализиран цвят". Изберете "Цвят на фона" и "Цвят на текста" в диалоговия прозорец "Добавяне на персонализиран цвят", който се показва.

Прегледайте избраната комбинация, където се изписва "Визуализация на цвета на етикета".

Настройване на достъпа с едно кликване до стандартни и персонализирани етикети на Gmail

Можете лесно да създавате достъп до етикети с едно кликване.

За да направите това, отворете етикет, както споменахме по-рано в този урок, след което плъзнете страницата на флашника от страницата от адресната лента в лентата с инструменти "Отметки". Сега можете да кликнете върху тази маркерка, за да получите достъп до всичките си съобщения, свързани с този етикет.

Скриване и показване на етикети в Gmail

Ако имате дълъг списък с етикети в Gmail, може да искате определени етикети да се виждат, че използвате по-често, докато скривате останалите.

Скриване на етикет

За да скриете етикет в Gmail, кликнете върху етикета, който искате да скриете, в списъка с етикети под бутона "Изготвяне" и го плъзнете в връзката "Още" под списъка с видими етикети.

ЗАБЕЛЕЖКА: Връзката "Още" става връзката "По-малко", докато премествате етикета към нея.

Етикетът се премества, за да бъде показан по-долу "Категории", който се показва, когато кликнете върху "Още", за да разгънете списъка с етикети. Ако е налична връзката "По-малко", отколкото връзката "Още", "Категории" може да се разглежда само като поставите курсора на мишката върху списъка с етикети.

Направете Скрит етикет видим

За да виждате скрит етикет, кликнете върху "Още" (ако е необходимо), за да се покаже секцията "Категории". Кликнете и преместете желания етикет от секцията "Категории" в етикета "Входящи".

Етикетът се връща обратно в основния списък с етикети, по азбучен ред.

Скриване на предварително зададени етикети в Gmail на системата като например звезда, изпратена поща, чернова, спам или кошче

Предварително зададените етикети на Gmail също могат да бъдат скрити. За да скриете някой от тези етикети, кликнете върху "Още" в списъка с етикети.

Кликнете върху "Управление на етикетите" под "Категории".

Появява се екранът "Настройки за етикети".

В секцията "Системни етикети" намерете системния етикет, който искате да скриете, и кликнете върху връзката "скрий" в графата "Показване в списъка с етикети".

ЗАБЕЛЕЖКА: Етикетът не е напълно скрит, а се премества под връзката "Още".

Настройки на етикетите за достъп в екрана с настройки

Екранът с настройки "Етикети" може да бъде достъпен и чрез бутона "Настройки". Ще се позовем на различни части от екрана с настройки в тази серия. Процедурата за достъп до "Настройки" винаги ще бъде същата.

За достъп до инструментите за филтриране в екрана "Настройки" кликнете върху бутона "Настройки" (зъбно колело) в горния десен ъгъл на основния прозорец на Gmail.

След това изберете "Настройки" от падащото меню.

След като сте в екрана "Настройки", можете да осъществите достъп до настройките за "Етикети", "Филтри", "Входящи", "Теми" и други части и функции на Gmail.

Скриване на етикети без автоматично непрочетена поща в Gmail

С възможността да скривате етикетите и да насочвате автоматично съобщенията към тези етикети, като използвате филтри (вижте следващия раздел), може да се чудите как бързо да разберете дали имате непрочетени съобщения в скритите етикети. Можете лесно да изберете да показвате скрити етикети, когато има непрочетени съобщения в тях. По този начин не пропускайте важни съобщения.

За да настроите Gmail, така че да скрива етикетите, освен ако не съдържат непрочетени съобщения, отворете екрана за настройки "Етикети", като използвате един от горепосочените методи.

За всяка система и персонализиран етикет, които искате да бъдат скрити, ако не съдържат непрочетена поща, кликнете върху връзката "Показване на непрочетени".

Забележете, че в списъка на етикетите "System" можете да скриете само етикетите "Draft" и "Spam", ако те не съдържат непрочетени съобщения. Тази функция не важи за "Категории" и "Кръгове".

Можете бързо да приложите тази настройка към всичките си персонализирани етикети, като кликнете върху стрелката надолу до "Показване в списъка с етикети" в горната част на раздела "Етикети" и изберете "Показване на всички, ако не са прегледани" от падащото меню.

Следва …

Това ни води до края на урок 3. Трябва да имате доста твърдо разбиране как да запазите входящата си поща, организирана с различни раздели, стилове и настройки. Най-доброто от всичко, вие сте на път да усвоите имейла си с етикети!

В следващия урок ще разширим дискусията ни за етикети, за да включим филтри - като например как да използвате филтри за автоматично прилагане на етикети, както и как да вземете съществуващите си филтри и да ги експортирате в друг профил в Gmail.

След това, за да затворите нещата, ние въвеждаме звезда система, която ви помага да следите важни имейли.